Aufgaben des Kreisarchives
Das Kreisarchiv des Hochsauerlandkreises verwahrt alle amtlichen Unterlagen (Akten), die im Geschäftsgang der Kreisverwaltung organisch erwachsen und zu dauernder Aufbewahrung bestimmt sind bzw. rechtliche oder geschichtliche Relevanz besitzen.
Alle Organisationseinheiten sind verpflichtet, sämtliche von ihnen nicht mehr benötigten Akten dem Kreisarchiv anzubieten. Die Entscheidung, welche Unterlagen vernichtet werden können, darf nur das Archiv treffen.
Sammlungsgut verschiedenster Art und Herkunft ergänzt die amtlichen Akten. Es wird sowohl vom Archiv gezielt zusammengetragen als auch von dritter Seite angeboten. Das Kreisarchiv erschließt seine Bestände, schützt sie vor Verfälschung, Beschädigung sowie Zerfall und macht sie auf Anfrage unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zugänglich.
Hauptaufgaben
Rechts- und Informationssicherung
Das Kreisarchiv bewahrt das ihm übergebene Archivgut zuverlässig auf, schützt es vor Fälschungen und sorgt so für Rechtssicherung. Als "Gedächtnis der Verwaltung" unterstützt das Archiv mit Auskünften und Gutachten Verwaltung und Bürgerschaft. Kurz: "Es bewahrt die Vergangenheit für die Zukunft".
Prüfen und Bewerten, Übernehmen oder Vernichten
Das Kreisarchiv prüft alle von der Verwaltung nicht mehr im laufenden Geschäftsgang benötigten Unterlagen hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit. Wenn sie aus rechtlichen oder gesetzlichen Gründen erhalten bleiben müssen bzw. wenn sie von geschichtlicher Bedeutung sind, werden sie ins Archiv übernommen. Was nicht zur langfristigen Aufbewahrung bestimmt ist, wird datenschutzgerecht vernichtet (Kassation). Das Recht der Kassation von Unterlagen steht ausschließlich dem Kreisarchiv zu.
Sammeln und Dokumentieren
Aus der Menge des nichtamtlichen Schriftguts wird vom Kreisarchiv gezielt und kontinuierlich kreisgeschichtlich relevantes Material ausgewählt und gesammelt, um das amtliche Archivgut zu ergänzen.
Sichern und Erhalten
Die Lagerung des Archiv- und Sammlungsguts erfolgt unter sachgerechten Bedingungen (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Licht) und unter Verschluss. Soweit notwendig, werden spezielle Erhaltungsmaßnahmen durchgeführt.
Verzeichnen
Um die für archivwürdig befundenen Unterlagen nutzbar zu machen, werden sie durch Findmittel erschlossen. Diese ermöglichen bei Bedarf einen raschen Überblick über den Inhalt und den Umfang eines Bestandes und verhelfen zu einem gezielten Zugriff auf gesuchte Informationen.
Beantworten von Anfragen und Erteilen von Auskünften
Ein wichtiger Teil der Archivarbeit besteht in der Beantwortung von Anfragen, die von der Kreisverwaltung, anderen Institutionen oder von Privatpersonen aus wissenschaftlichem, heimatgeschichtlichem, wirtschaftlichem oder persönlichem Interesse gestellt werden. Dabei ist es wichtig, über die Inhalte der einzelnen Bestände sachkundig zu sein, um möglichst umfassend antworten zu können.
Benutzerbetreuung
Das Kreisarchiv berät und betreut bei den verschiedenartigsten historischen Nachforschungen in seinen Beständen, wobei die Fragestellungen von einfachsten bis zu komplexen Sachverhalten reichen.
Jahrbuch des Hochsauerlandkreis und Ausstellungen
Das Kreisarchiv gibt die Jahreschronik „Jahrbuch des Hochsauerlandkreises“ heraus und unterstützt die Konzeption von Ausstellungen. Von ihm durchgeführte oder betreute sowie andere regionalgeschichtliche Forschungsarbeiten können Aufnahme in eine der Veröffentlichungsreihen des Archivs finden.
