Erfahrungsbericht Kauffrau für Büromanagement

Ina Fahle schreibt in ihrem Erfahrungsbericht über ihre Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement beim Hochsauerlandkreis. Sie ist im dritten Ausbildungsjahr und wirft einen Blick zurück.
Ina Fahle am Arbeitsplatz
Ina Fahle am Arbeitsplatz

1. Berufswahl

Bis zum Abitur wusste ich ehrlich gesagt nicht, was ich mal machen möchte. Studiere ich oder lerne ich einen Beruf? Ich entschied mich vorerst für eine Ausbildung. Doch was für eine Ausbildung? Ich wollte von Tierärztin über Lehrerin bis hin zu Büroberufen alles erlernen. Aber was war denn nun das richtige für mich? Um das herauszufinden habe ich mich über die verschiedensten Berufe informiert, mir Notizen gemacht und auch mit Bekannten über ihren Beruf gesprochen. Im Anschluss an mein Abitur habe ich dann ein freiwilliges Praktikum bei einer kleinen Kommune absolviert. Dort durfte ich während der drei Wochen durch viele Bereiche wandern. Ich war anfangs bei den Stadtwerken, dann im Sozialamt, im Bauamt und endete schließlich im Tourismus-Bereich. Nach den drei Wochen war mir eigentlich klar "Das möchte ich mal machen! Für und mit Bürgern arbeiten". Also waren die Ausbildungsberufe der Verwaltungsfachangestellten und der Industriekauffrau für mich in die engere Wahl gerückt. Über den Beruf der Industriekauffrau habe ich mich größtenteils im Internet informiert und mit Freunden und Bekannten gesprochen. Dieser Beruf wurde so zu meinem Plan B. Ich bewarb mich fast überall in einem Umkreis von rund 60 km, um eine größere Auswahl an Betrieben und Verwaltungen zu erreichen. Ich bin bei einigen Einstellungstests, Assessment-Centern und Gesprächen gewesen und habe von sehr locker bis zu sehr streng und unangenehm, alles erlebt. Als erstes hatte ich ein Vorstellungsgespräch beim Hochsauerlandkreis und war sehr nervös, da ich nicht wusste was mich dort erwartet. Als ich morgens dort ankam wurde ich direkt vom Ausbildungsleiter und vier anderen potentiellen Auszubildenden begrüßt. Der Ausbildungsleiter erklärte uns das Vorgehen des Tages und teilte uns auch mit, dass wir in insgesamt drei Gesprächsrunden über verschiedene Themen diskutieren sollen. Darauf war ich überhaupt nicht eingestellt und brachte mich erst mal total aus dem Konzept. Nun gut, da musste ich jetzt durch. Letztendlich war alles nur halb so schlimm. Die Gesprächsrunden gingen schnell rum und die beobachtenden Augen konnte ich auch schnell ausblenden. Das anschließende Einzelgespräch war anfangs auch erst ungewohnt, aber durch ein paar Lacher lockerte sich die Stimmung und wir konnten uns ganz entspannt unterhalten. Es ist auf jeden Fall hilfreich gewesen, dass ich mich vorher bereits mit dem Kreisgebiet und der Verwaltung an sich befasst habe. Dadurch konnte ich souveräner auf gestellte Fragen antworten und meine Nervosität hielt sich in Grenzen. Dann hieß es warten, warten, warten? Ein paar Wochen später rief der Ausbildungsleiter an und teilte mir mit, dass er mir den Ausbildungsplatz zur Verwaltungsfachangestellten nicht anbieten kann. Als Alternative hat er vorgeschlagen, dass ich als Kauffrau für Büromanagement anfangen könnte. Bis dahin hatte ich noch nie etwas von diesem Beruf gehört und erst Recht hätte ich diesen Beruf niemals in Verbindung mit einer Verwaltung gebracht. Daraufhin informierte ich mich im Internet und bei der Agentur für Arbeit über diesen Beruf und fand diesen auch sehr interessant. Nachdem ich dann mehrere Zusagen für die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten von verschiedenen Behörden erhalten habe, habe ich mich letztlich doch für den Ausbildungsberuf der Kauffrau für Büromanagement entschieden und habe kurz drauf zugesagt. Obwohl meine Priorität immer noch bei dem Beruf der Verwaltungsfachangestellten lag, entschied ich mich dennoch für den anderen Beruf, da bei meiner Entscheidung auch das gesamte Verfahren, das Umfeld und die Personen eine Rolle gespielt haben. Diese Entscheidung habe ich auch nicht bereut!

2. Beginn der Ausbildung

Am 31.07.2015 war es dann soweit. Alle Azubis wurden zur offiziellen Begrüßung mit dem Kreisdirektor Dr. Drathen eingeladen. Wir haben unsere Personalnummer, Zugangsdaten und weiteres Infomaterial für einen reibungslosen Start erhalten. Danach waren wir für diesen Tag vorerst alle wieder entlassen, da der offizielle Ausbildungsbeginn ja der 01. August ist. Am 03. August war dann mein erster offizieller Arbeitstag. Die Aufregung war groß und ich hatte tausende Fragen im Kopf. Was passiert heute? Werde ich alleine in einem Büro sitzen und nicht wissen was ich machen soll? Werde ich den ganzen Tag Gesetze lesen müssen? Werde ich ernst genommen? Komme ich mit meinen Arbeitskollegen zurecht? Mein erster Ausbildungsabschnitt sollte im Fachdienst 12 - Steuerungsunterstützung, Öffentlichkeitsarbeit, Service stattfinden. Ich saß also vom ersten Tag an Tür an Tür mit den Fachbereichsleitern (obere Leitungsebene in der Kreisverwaltung). Sehr komisch als "kleiner" Azubi sofort mit der Führungsebene in Kontakt zu treten, aber ich konnte es mir nun mal nicht aussuchen. Wie der Fachdienstname bzw. die Bezeichnung es aber auch schon sagt, geht es um Service. Service für Mitarbeiter und Bürger. Dementsprechend wurde ich die ersten Tage in der Poststelle eingesetzt um überhaupt mal einen Überblick zu bekommen wie Vielfältig die Verwaltung eigentlich ist. Außerdem lernte ich das Postsystem kennen, was anfangs ein Buch mit sieben Siegeln für mich war. Durch den kurzen Aufenthalt dort lernte ich viel dazu.

3. Der Alltag in der Verwaltung

Nach gut einer Woche ging es dann richtig los mit der Arbeit. Ich saß nun in den Vorzimmern der Fachbereichsleiter und lernte direkt die Umgangsformen des Hauses kennen. Zudem war dort immer viel Besucherverkehr und ich lernte sehr schnell viele verschiedene Mitarbeiter kennen. Meine anfänglichen Bedenken waren also schnell wie weggeblasen. Alle Mitarbeiter waren super nett, ich wurde gut integriert. Ich konnte schnell Aufgaben übernehmen, fühlte mich gebraucht und nicht zum kopieren abgestempelt (so wie es das Klischee normalerweise sagt). Dennoch wurde mir jetzt auch immer mehr bewusst, dass ich hauptsächlich am PC sitze, lese und versuche aus Gesetzestexten schlau zu werden. Der anfängliche Gedanke, dass ich jeden Tag mit Bürgern zu tun habe war somit auch schnell verflogen. Nach einigen Wochen kehrte dann der Alltag im Büro ein. Es gab die gewohnten Abläufe, ich hatte meine festen Tätigkeiten zu erledigen und so langsam bekam ich ein Gefühl für die Verwaltung. Doch das sollte nicht lange so bleiben. Plötzlich kam Tag X und ich wurde gefragt, ob ich aufgrund der anstehenden "Flüchtlingswelle" mit in einer Notunterkunft aushelfen könnte. Spontan sagte ich "ja", im nächsten Moment wurde mir aber klar, dass der Büroalltag damit schlagartig vorbei war und die nächsten Wochen alles andere als entspannt werden. So viel nochmal zu dem Klischee, dass Angestellte aus dem öffentlichen Dienst ausgeruht von der Arbeit nach Hause kommen. Direkt wurde mir auch wieder die Vielfältigkeit der Verwaltung bewusst und ich lernte wieder neue Leute und auch neue Fachdienste kennen. Auch in einer Verwaltung läuft nicht immer alles nach Plan und man muss spontan auf Vorkommnisse reagieren. Aber nach ein paar Wochen ging es dann wieder zurück in die Verwaltung und ich führte die Ausbildung planmäßig fort. Ich kann die Ausbildung hier nur empfehlen, weil man so viele Möglichkeiten in der Verwaltung hat. Man sitzt nicht permanent im selben Haus, sondern wird überall mal eingesetzt. Sowohl in den verschiedenen Kreishäusern, als auch in den verschiedensten Fachdiensten. Das bringt wirklich Abwechslung, Spaß und Freude in die Ausbildung. Vor allem merkt man so auch, dass nicht jeder Arbeitsplatz reine PC-Arbeit ist. Das variiert natürlich von Fachdienst zu Fachdienst. Es gibt auch Arbeitsplätze mit regelmäßigem Bürgerkontakt und Außendiensttermine auf der Tagesordnung stehen. Ich selbst war schon im FD 11 - Kommunalaufsicht, Kreistag, FD 12 - Steuerungsunterstützung, Öffentlichkeitsarbeit, Service, FD 15 - Hochbau, Gebäudemanagement, FD 18 - Kultur, Musikschule, FD 21 - Schulverwaltung (Einsatz in verschiedenen Berufskollegs), FD 41 - Bauaufsicht, Wohnen, Immissionsschutz, FD 44 - Rechts-, Gewerbe- und Vergabeangelegenheiten, FD 51 - Jobcenter, SG 04/2 - Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und in dem Erholungs- und Sportzentrum Winterberg GmbH. Überall läuft alles ein bisschen anders ab, aber so lernst man viel dazu und merkt so, wo es einem besonders gut gefällt und wo man vielleicht später (nach Abschluss der Ausbildung) gerne mal hin möchte.

4. Berufsschule und D U

D U? Was soll das denn sein? Tja, das habe ich mich zuerst auch gefragt. Das heißt dienstbegleitende Unterweisung und wird von Dozenten des Studieninstitutes in Dortmund durchgeführt. Das ist eine Ergänzung zur Berufsschule und findet ein- bis zweimal wöchentlich statt. Hier lernt man vorrangig den Umgang mit Gesetzen und Verordnungen. In Fächern wie z.B. Staatsrecht, Kommunalrecht, Arbeitsrecht, Verwaltungsrecht, Büroorganisation und Finanzmanagement werden dann auch Klausuren geschrieben. In einem dieser Fächer wirst du am Ende der Ausbildung auch in Form einer praktischen Prüfung geprüft. Das Fach ist dann abhängig von den zuvor ausgesuchten Wahlqualifikationen. In der Verwaltung sind das meistens "Verwaltung und Recht" und "Öffentliche Finanzwirtschaft". Die anderen beiden Prüfungen, also Abschlussprüfung Teil I (umgangssprachlich: Zwischenprüfung) und Abschlussprüfung Teil II, beinhalten ausschließlich Stoff aus der Berufsschule. Dazu gehören dann Fächer, wie z.B. Steuerung und Kontrolle, Büroprozesse, Geschäftsprozesse, Deutsch, Englisch, aber auch Fächer wie Sport, Politik und Religion fehlen dort nicht. Die Berufsschule findet immer zweimal im Jahr für jeweils acht Wochen in Form von Blockunterricht am Konrad Klepping Berufskolleg in Dortmund statt.

5. Sonstiges

Neben der Arbeit werden von der Jugend- und Auszubildendenvertretung auch gemeinsame Aktionen oder Tagesfahrten organisiert. So kannst du auch Kontakt zu anderen Azubis herstellen und neue Freunde finden! Wenn du dich nach deiner Ausbildung noch weiterbilden möchtest, ist das beim Hochsauerlandkreis auch kein Problem. Ich mache z.B. ab dem 01.09.2018 eine zweite Ausbildung als Kreisinspektoranwärterin (gehobener nichttechnischer Dienst). Ich hoffe, dass ich dir mit meinem Bericht einen interessanten Einblick in die Verwaltung gegeben habe. Für deine Bewerbung wünsche ich Dir viel Erfolg!

Ihre Ansprechpersonen

Herr Diethard Nolte
0291 / 94-1520
0291 / 94-26146